PDCAサイクルとは?

企業が事業活動を行う上で生産管理や品質管理などの管理業務を行っていきます。その際にPDCAサイクルを行うと円滑に進められます。またPDCAサイクルを行うと、業務を継続的に改善することができます。PDCAサイクルとは、Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)の4つの 段階を繰り返すことです。

1.Plan(計画):業務遂行などの方法や手順を企画すること
2.Do(実行):Plan(計画)で立てた内容を実際に実行すること
3.Check(評価):Plan(計画)に沿ってDo(実行)できたかを評価すること
4.Act(改善):Check(評価)の際に改善点が出てきたら、その改善を行うこと

まずは目標がなければ何も始めることができません。そのため、最初に目標設定を行います。その後、その目標を達成するためにどのような行動をするのかの計画を作成していきます。

次に設定した目標を実行するために実際に行動をしていきます。その際、計画段階と異なる行動をする場合も出てきます。その際、無理に計画通りに実行することに固執せず、なぜ計画段階と異なる実行をすることになったのかを意識し、メモをとっておくと、その後の工程で役立ちます。

そして、計画立案から実行を踏まえて出てきた結果や成果を評価します。その際、行動した時に発生した問題点や課題をピックアップします。成功したことに関しても、失敗したことに関しても、計画の何が良かったのか・悪かったのか、実行する際の何がよかったのか・悪かったのかを検討します。

最期に評価の際に明らかになった問題点や課題に関しては改善案を作成します。そして次のPDCAサイクルの際に業務を改善できるように準備します。

このサイクルを繰り返すことにより、常に改善を重ねて変えていくことができるため、日々業務の改善がされていきます。

PDCAを効率的に回すコツ

1.具体的な計画を立てること

計画の次にあるのは実行です。この計画の立て方により、実行する際のモチベーションや効率が異なってきます。例えば、「営業成績をあげよう」という計画と、「営業成績を月100万円あげよう」という計画を比較してみましょう。前者の計画を実行に移すとしても、なかなか具体的な実行プランへつながっていきません。これに対して後者の計画を実行に移すなら、いくらの商品をいくつ多く販売するとか、この商品をいくつ販売するとかなど、具体的な実行プランがみえてきます。このことから、いかに具体的な計画を立てるのか、というのがPDCAサイクルを効率的に回す最初のコツとなります。

2.徹底した原因追究を行うこと

計画して実行すると、必ずうまくいくこと(成功すること)とうまくいかないこと(失敗すること)とが出てきます。うまくいったことにも、うまくいかなかったことにも、必ず原因があります。成功の原因、失敗の原因を徹底的に追究することで次のPDCAサイクルを回す際の参考になります。成功や失敗の原因を追究する際には「なぜ?」という質問を5回繰り返すと良いと言われています。なぜ?を5回も繰り返すと、かなり根本的な原因が見えてくることも多いため、次のステップの際に有用です。

3.数値化した改善案を出すこと

特に問題点や課題の原因追究ができても、それが改善できなければ意味がありません。追究した問題点や課題を改善していくためには、やはり具体的な改善案が必要となります。「具体的な改善案」というのは、「数値化された改善案」となります。

「営業成績を月100万円あげよう」という計画に対して、「電話をかける件数を1000件増やす」という行動計画を立てたとします。しかし実行できたのは500件増やせたのみだったとします。500件しか増やせなかった理由は、勤務時間との兼ね合いだったとします。つまり計画段階で無理があったとしましょう。

その際、改善案としては、今回1件当たり平均何分かかったのかを計算し、その時間数を踏まえて実行可能な件数で、実行可能な成績目標を立てていきます。この数値化した改善がより具体的な計画立案につながっていき、PDCAサイクルを効率的に回すことにつながっていくのです。